[簡単に真似できるオフィスデザインガイド] ④プレゼンの準備方法&工事スケジュールの管理方法

オフィスPMがプロジェクトを支障なく仕上げるためには、何を事前に準備しておくべきだろうか。今回の記事では、オフィス内装を準備するうえで見落としやすい部分をお伝えする。それがまさに「プレゼンの準備」と「工事スケジュールの管理」である。この二つは、良い内装会社を選定し、工事を計画されたスケジュール内に仕上げるために必ず必要となる業務である。なぜ重要なのか、効果的な管理のコツは何か、今から見ていこう。

ChatGPT & Midjourneyで生成

内装プレゼンは、なぜ必要なのか?

書類と提案書だけを見て内装会社を決めてはならない。その代わりに、PT(プレゼンテーション)を通じて内装会社から具体的な設計意図を伝えてもらうのが良い。その理由を詳しく説明しよう。

1\. デザインの意図を把握する

平面図を受け取ったものの、どう理解すればよいか戸惑った経験はないだろうか。また、複数の平面図のなかでどれが良いのか比較しづらかったことは。

プレゼンを通じて、それぞれの平面計画がどのような長所を持っているのか詳しく聞いてみよう。 自社が求めた内容をどれほど理解し、反映したのかも確認することができる。

デザイン案も同様に、内装会社と対話しながら意見をすり合わせる時間が必要である。 「ある部分は良いが、ある部分はよくわからない」 と率直に話しながら、デザインをより良い方向へ発展させることができる。仕上げ材にまつわる隠れた話も、プレゼンを通じて聞いてみよう。 なぜその仕上げ材でなければならなかったのか、どのような隠れた長所があるのか デザイナーの意図を聞けば、自分の意見を具体化することも容易になるだろう。

2\. 隠れたニーズを見つけてくれる

「自社が望んでいたのはまさにこれだ!」内装会社のプレゼンを聞きながらユリイカと叫ぶこともあるだろう。必要なすべての事項を要望したと思っていても、専門家の視点で隠れたニーズを発見してくれることもあるのだ。

自社のオフィスに本当に必要だったものが何だったのかをプレゼンを通じて具体化 し、完成度の高いオフィスへともう一歩近づくことができる。

3\. 提案と見積もりの文脈を理解する

書類だけを受け取っただけでは、この提案書と見積書がどのような文脈から出てきたものなのか理解しづらい。内装会社の数えきれない検討を省いて、結果物だけを見ることになるからである。 提案書は どのような制約と要望に従って企画したのか、 見積書は どのような条件に従って算出したのか 詳しい説明を聞いてみることをおすすめする。特に見積書の場合、内容が複雑であるため、断片的な数字だけを見て比較するよりも、見積もりが算出された文脈を併せて理解してほしい。

完璧なプレゼン準備のためにすべきこと

それでは、プレゼンは内装会社に準備を任せることで終わりなのだろうか。 オフィスPMがプレゼンのために事前に準備しておくと良いこと がある。 下記のチェックリストを参考にすれば、プレゼンの価値を200%さらに引き上げることができる。

ChatGPT & Midjourneyで生成

□ 採点基準と採点表を作成する 複数の内装会社の提案を受けているうちに、どの会社の提案がより良かったのか混乱してしまうことがある。明確な採点基準と、それに沿った採点表を事前に作成しておいてほしい。採点表をもとに、効率的に内装会社を決定することができる。

□ 評価委員を構成する 自社のなかで、内装プレゼンに対する評価を誰が行うのが良いかを決めることも重要である。オフィス内装との関連性が高いデザインチーム、財務チーム、最高意思決定者を評価委員に必ず含めることをおすすめする。

□ プレゼン時間を配分する 時間を効率的に活用しながら複数の内装会社を比較したいなら、プレゼン時間の配分に気を配ることをおすすめする。30分の発表時間と10分の質疑応答時間を与えるのが一般的である。

□ 事前に案内する 内装会社がプレゼンを準備できるよう、あらかじめ案内することも重要である。少なくとも5日前にプレゼン時間を事前に告知すれば、より完成度の高いプレゼンを受けることができる。

すっきりとした工事スケジュールの管理法

確認しきれなかった内容のせいで工事スケジュールに支障が生じれば、全社の業務にも大きな影響を与えかねない。 工事スケジュールが延期されたり変更されたりする主な原因 を集めてみた。 下記の内容を確認し、スケジュールの変動を防いで無事に工事を仕上げてほしい。

ChatGPT & Midjourneyで生成

STEP 1. 建物の工事許可案内を確認する

大型の建物は工事許可を事前に申請しなければならない。 計画された工事スケジュールが延期されないよう、 建物に工事許可を申請し、「図面承認」などの必要な作業を確認してみよう。 これをもとに内装会社と着工スケジュールを調整するのが良い。

STEP 2. セキュリティ機器&サーバー業者を事前に選定する

新しいオフィスですぐに業務に取りかかれる環境を整えることも重要である。業務に必ず必要だが、内装の過程で見落としやすい業者があるとすれば、それは セキュリティ機器業者とサーバー業者 である。 業者を事前に選定することはもちろん、内装の施工スケジュールとも調整が必要である。 配線が露出しないように隠すなど、共に検討し作業すべき部分があるからである。

STEP 3. 電子機器を決定する

ウォーターサーバー、冷蔵庫、モニターなどの電子機器を事前に決定することも、思った以上に重要である。 着工時に新たに購入する電子機器を決定し、内装会社に知らせよう。 ウォーターサーバーに排水と給水が必要なのか、会議室のモニター設置のために壁体の補強が必要なのか、また電子機器の電気配線や配管をどう隠すのかなど、内装と密接に結びついた内容が多いからである。

STEP 4. 竣工後に換気時間を設ける

工事が終わってすぐに入居を計画しているなら、「換気」を見落としているかもしれない。 工事の埃を飛ばすために二日ほどの換気時間を設けるのが良い。 構成員の健康のために、竣工後の換気時間を必ず考慮してほしい。

STEP 5. 引っ越し業者を選定する

適切な引っ越し業者の選定時期はいつだろうか。それはまさに 内装会社を決定した直後 である。このとき すぐに業者を選定してこそ、竣工後に無理なく引っ越しを進めることができる。

ChatGPT & Midjourneyで生成

効率的にオフィス内装を仕上げるために重要な二つの業務について話してきた。「内装プレゼンの準備」を通じて良い会社を入念に選定する方法を紹介し、「工事スケジュールの管理法」を通じて仕上げまで問題を最小限に抑える方法についてお伝えした。

オフィス内装を準備することは、長い航海の過程にも似ている。波のように押し寄せる数々の工程のなかで舵を握り、外部の変数をうまく管理することが鍵となるからである。`それだけに難しい工事の過程では、信頼できる協力会社を決定する過程が何よりも重要である。 協力会社をうまく選定することが70%なら、その後のすべての過程は30%ほどだと見ることができる。`本日紹介したプレゼン準備法を通じて、まず良い協力会社を選定し、工事スケジュールの管理法で最後まで変数を最小限に抑え、計画されたプロジェクトを無事に仕上げられることを願っている。

🔗オフィスデザインガイドをまとめて見る

👉 ①RFPの書き方を見にいく 👉 ②内装会社を選ぶ6つの方法を見にいく 👉 ③見積もりをうまく受け取る方法&「現場説明会」の重要性を見にいく

🔗複雑な内装、一度に相談を受けたいなら

👉 SPACEBASEと相談を進める