「オフィス移転の業務を任されたものの、どう始めればよいのか分からなくて……。」

会社の社屋移転やデザインリニューアルのプロジェクトを担当することになっただろうか。オフィス空間を任されたPM（Project Manager）になったなら、気を配るべきことは一つや二つではない。空間構成、予算、スケジュール、メンバーのニーズまで……。いざ始めようとすると、どこから手をつければよいのか途方に暮れてしまうかもしれない。

オフィスデザインの第一歩とは何だろうか。それはまさに「RFP（Request For Proposal、提案依頼書）」を作成することである。内装会社にプロジェクトを問い合わせるための事前段階であり、プロジェクトを始めるために伝えるべきすべての資料がRFPに含まれている。よく書かれたRFPは、これからの内装プロセスを簡単かつ迅速にしてくれる。内装プロジェクトをどう始めればよいか悩んでいるなら、これから紹介するRFPガイドを参考にしてほしい。

[プレビュー] オフィス内装はどのように進むのか？

（上）平面図（下）3Dトップビュー

3Dデザイン案

（上）工事現場の写真（下）竣工写真

まず、RFPをうまく作成するためには、オフィスデザインプロジェクトの全体プロセスを理解する必要がある。SPACEBASE（以下「スベ」）のオフィス内装は、次のような6段階で進む。

<table><tbody><tr><td>①プロジェクト問い合わせ</td><td colspan="2">必要な資料を準備し、内装会社にプロジェクトを問い合わせる。</td></tr><tr><td>②相談</td><td colspan="2">書面では伝えにくい内容は相談を通じて整理し、プロジェクトの方向性を共に設定する。</td></tr><tr><td>③デザイン・設計</td><td colspan="2">空間コンセプトの企画と図面設計、3Dデザイン案、仕上げ材などのデザイン提案が行われる。</td></tr><tr><td>④着工</td><td colspan="2">契約後、最終図面と3Dデザイン案、見積書、工事スケジュール表をもとに工事が進む。</td></tr><tr><td>⑤完工</td><td colspan="2">仕上げ材、電気配線図、家具、サインなどのディテールについて現場で調整しながら、空間が完成する。</td></tr><tr><td>⑥竣工ミーティング</td><td colspan="2">工事完了後、現場で施主とのミーティングを通じて、追加で対応すべき項目があるかを共にチェックする。また、現場に設置された新規機器などの使用方法を引き継ぐ。</td></tr></tbody></table>

このように、オフィス内装はいくつもの段階からなる複雑なプロセスである。最初から方向性をしっかり定め、すべてのプロセスを容易に進めるためには、丁寧に作成されたRFPが何よりも重要である。

オフィスデザインの始まり、RFPとは？

画像出典：Unsplash

それでは、RFPとは正確に何だろうか。RFP（Request for Proposal）は、オフィス内装プロジェクトを依頼する際に必要となる中核的な文書である。スケジュール、予算、望む空間構成やデザインの方向性など、プロジェクトに必要な内容を整理して内装会社に伝える資料である。この文書を通じて、内装会社と効果的にコミュニケーションを取ることができる。RFPの内容がよく整理されていれば、内装会社もそれに合った的確な提案を行うことができる。逆に情報が不十分であれば、プロジェクトの性格に合わない提案書を受け取ることになる。この場合、施主と内装会社の双方が、不必要な時間と人員を費やすことになる。

特に予算は、RFPにおいて重要な項目の一つである。予算によって提案書の内容も千差万別に変わるため、社内であらかじめ予算の範囲を整理しておくとよい。もし予算を設定するのが難しいなら、内装会社と電話相談を通じて予算ガイドを共に決めてみるのもよい方法である。

プロジェクトを問い合わせる際、なぜRFPが重要なのか？

3Dデザイン案

実際の竣工写真。このように、提案書から空間まで一貫した成果物を得るためにも、RFPは重要である。

✔プロジェクトの方向性を定めてくれる

企業に必要な内容と方向性が明確でなければ、内装会社と何度もミーティングを重ねても、進行が遅く感じられることがある。RFPを作成する過程は、企業が社内でプロジェクトに必要な要素を整理する機会となる。このとき、プロジェクトの方向性も鮮明になる。最初からオフィスデザインの核となる方向が明確であれば、その後の進行過程で、さまざまなステークホルダーの多様な意見にも軸を失わずにいられる。

✔効率的なコミュニケーションを助ける

内装会社ごとに、また進行段階ごとに別々に要求事項を伝えていると、コミュニケーションに多くのエネルギーがかかり、内容にも混乱が生じやすい。それにより、提案書に重要な内容が漏れたり、会社ごとの提案を比較しにくくなったりする。完成度の高い提案書を受け取るためには、最初から明確なRFPが必要である。長い協業の道のりにおいて、RFPはプロジェクトの内容を共有する重要なコミュニケーションツールとなってくれる。

✔進行過程を点検するチェックリストになる

オフィスデザインと工事が本格的に進み始めると、さまざまな決定事項が積み重なっていく。このとき、RFPは全体の過程を点検し、漏れなくうまく進んでいるかを確認できるチェックリストとなってくれる。複数の部署や協力会社が同時に動く内装プロジェクトであるほど、すべての関係者が同じ内容を共有することが重要である。RFPは内容を見落とさず、プロジェクトが計画どおりに進んでいるかを点検するために、欠かせないツールである。

誰でも簡単にできるRFPの書き方

このように、よく整理されたRFPはプロジェクト全般を円滑にしてくれる。それでは、RFPはどのように書くのがよいだろうか。以下の順序に従って一つひとつ作成すれば、誰でも難しくなく始められる。

予算とスケジュールを立てる プロジェクトの大枠を定めるために、まず最初に予算とスケジュールを整理する必要がある。どの程度の予算を検討しているのか、工事はいつ始めていつ入居しなければならないのかをあらかじめ把握しておけば、より現実的なデザインと見積もりの提案を受けることができる。
空間構成を整理する ワークステーション、会議室、役員室、ラウンジなど、どの空間がどれだけ必要かを整理してみよう。座席数や組織構造、会議の方式なども併せて考慮するとよい。この内容が平面設計の基本となるため、空間構成が不明確だと、設計変更や報告が頻繁に発生する恐れがある。
必要なオプションを把握する ビデオ会議を頻繁に行うだろうか。防音性能はどの程度であるべきだろうか。会社ごとに働き方が異なるため、自分たちの組織が働く過程で必要となる要素を具体的に整理してこそ、空間にも反映できる。業務に必要なオプションをあらかじめ細かく伝えるほど、働きやすいオフィスを構築でき、工事期間も短縮される。
望む空間のイメージを伝える 望むオフィス空間についてのリファレンス画像は、方向性を共有し調整するうえで大いに役立つ。リファレンス画像がない場合は、会社のブランディング資料やメンバーの年齢層、組織文化などを共有してもよい。企業についてデザイナーが参考にできる情報が多いほど、成果物の満足度も高まる。
必須添付ファイル：平面図、ロゴ、建物の工事管理指針 移転先の平面図、企業ロゴ、建物の工事管理指針は、RFPに必ず添付すべき書類である。これらの資料が併せて伝えられれば、内装会社との不必要なコミュニケーションを減らすことができる。

もしそれでも難しく感じられるなら、以下の資料も併せて参考にしてほしい。実際にスベがクライアントとコミュニケーションを取る際に使用しているRFPガイド文書である。プロジェクトを初めて依頼する際、どのような要素を整理すべきかを一目で把握できるはずである。

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馴染みのないオフィス内装も、RFPを作成すればずっと簡単になるはずである。体系的に整理されたRFPは、長く複雑なオフィスプロジェクトを、簡単かつ効率的に導くうえで大いに役立つ。

オフィスデザインは企業のアイデンティティとビジョンを空間に表す重要なプロジェクトであるだけに、さまざまな社内メンバーの意見を調整する過程が必要となる。RFPは、自分たちの組織がどのような空間を望み、どのような機能を必要としているのかを把握する書類として、プロジェクトの方向性を具体化する。また、RFPはよいパートナーを選ぶうえでも役立つ。内装会社ごとに異なる提案書を比較し分析する基準を示してくれるからである。RFPに具体的な情報を盛り込むことで、内装会社と効率的にコミュニケーションを取り、満足度の高い成果物を得ることができる。

本文で扱った「RFPの書き方」が、オフィス内装を準備するうえで有用な第一歩となることを願っている。次回は、内装会社を選ぶ方法についてご案内する。

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*写真・デザイン提供_スベ